Die digitale Fahrzeugbeschaffung, von der Konfiguration bis zur fertigen Fahrzeugakte
Mit WSPone steuern Sie den gesamten Fahrzeugbeschaffungsprozess zentral in einer digitalen Beschaffungsakte. Von der ersten Fahrzeugkonfiguration über Angebote, Freigaben und Bestellungen bis hin zur Zulassung werden sämtliche Informationen, Dokumente und Kommunikationsverläufe an einem Ort gebündelt. Nach Abschluss des Prozesses wird automatisch eine vollständige Fahrzeugakte erstellt, ganz ohne doppelte Datenerfassung.
Warum WSPone für Ihre Fahrzeugbeschaffung?
WSPone begleitet den gesamten Fahrzeugbeschaffungsprozess digital, von der ersten Konfiguration bis zur fertigen Fahrzeugakte. Alle Informationen, Dokumente und Kommunikationsschritte werden zentral verwaltet und schaffen maximale Transparenz für alle Beteiligten.
Digitale Beschaffungsakte
Mit der digitalen Beschaffungsakte werden sämtliche Informationen, Dokumente und Bearbeitungsschritte zentral in WSPone verwaltet. Vom ersten Fahrzeugwunsch, über Angebote und Bestellungen, bis hin zur Zulassung behalten Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Status und alle relevanten Unterlagen.
Kommunikation ohne Medienbruch
Kommunizieren Sie direkt aus dem System mit Autohäusern, Leasinggesellschaften oder weiteren Beteiligten. Nachrichten werden als E-Mail versendet und Antworten inklusive Anhängen automatisch der jeweiligen Beschaffungsakte zugeordnet. Für eine vollständige und jederzeit nachvollziehbare Kommunikation.
Automatische Fahrzeugakte
Nach erfolgreicher Zulassung wird aus der Beschaffungsakte automatisch eine vollständige Fahrzeugakte erstellt. Bereits erfasste Stammdaten, Dokumente und Informationen werden übernommen, sodass keine doppelte Datenerfassung erforderlich ist und das Fahrzeug unmittelbar weiterverwaltet werden kann.
Ihr Weg zum neuen Fahrzeug – digital und transparent
Von der ersten Fahrzeugkonfiguration bis zur fertigen Fahrzeugakte begleitet WSPone den gesamten Beschaffungsprozess digital. Jeder Prozessschritt wird zentral dokumentiert, alle Beteiligten arbeiten auf derselben Informationsbasis und sämtliche Dokumente sowie Kommunikationsverläufe bleiben jederzeit nachvollziehbar.
Konfiguration – Der Start Ihres digitalen Beschaffungsprozesses
Jeder Fahrzeugbeschaffungsprozess beginnt mit der Konfiguration des gewünschten Fahrzeugs. Wurde das Fahrzeug bereits im integrierten WSPone Fahrzeugkonfigurator erstellt, werden sämtliche Konfigurationsdaten automatisch in den Beschaffungsprozess übernommen. Alternativ können auch Konfigurationsdateien oder Links zu externen Konfigurationen direkt in der Beschaffungsakte hinterlegt werden.
Bereits in dieser frühen Phase werden alle relevanten Informationen zentral gesammelt und dauerhaft dokumentiert. Dadurch arbeiten alle Beteiligten auf derselben Informationsbasis und schaffen die Grundlage für einen transparenten und strukturierten Beschaffungsprozess.
Angebotserstellung – Angebote einholen, vergleichen und Freigaben steuern
Nach Abschluss der Konfiguration beginnt die Angebotserstellung. Direkt aus WSPone heraus können Angebote bei Autohäusern, Leasinggesellschaften oder weiteren Anbietern angefragt werden. Die Kommunikation erfolgt vollständig über die integrierte Unterhaltungsfunktion. Nachrichten werden als E-Mail versendet und Antworten inklusive Anhängen automatisch der jeweiligen Beschaffungsakte zugeordnet. Dadurch bleibt der gesamte Kommunikationsverlauf jederzeit vollständig nachvollziehbar.
Sobald Angebote eingehen, können diese zentral gespeichert, miteinander verglichen und um weitere Informationen wie Leasingraten, Kaufpreise oder Finanzierungsdaten ergänzt werden. Zusätzlich lassen sich individuelle Freigabeprozesse integrieren, sodass beispielsweise Fahrer, Vorgesetzte oder Fuhrparkverantwortliche Entscheidungen direkt innerhalb des Systems treffen können.
Bestellung – Die Fahrzeugbestellung vollständig dokumentieren
Nach Auswahl des passenden Angebots wird die Bestellung des Fahrzeugs direkt im Beschaffungsprozess dokumentiert. Bestellungen können unmittelbar aus WSPone heraus vorbereitet und an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden. Sämtliche Bestelldokumente, Auftragsbestätigungen und weitere Unterlagen werden automatisch der Beschaffungsakte zugeordnet und stehen allen berechtigten Nutzern jederzeit zentral zur Verfügung.
Dadurch bleibt der gesamte Bestellprozess transparent und nachvollziehbar. Rückfragen, fehlende Dokumente oder unterschiedliche Informationsstände gehören der Vergangenheit an, da alle relevanten Informationen direkt in der Beschaffungsakte zusammengeführt werden.
Bestellt – Den aktuellen Bearbeitungsstand jederzeit im Blick
Nach erfolgreicher Bestellung wechselt das Fahrzeug automatisch in den Status „Bestellt“. Bereits zu diesem Zeitpunkt stehen nahezu alle relevanten Informationen rund um das zukünftige Fahrzeug in der Beschaffungsakte zur Verfügung. Bestelldaten, Lieferinformationen sowie sämtliche bisher erfassten Dokumente und Kommunikationsverläufe bleiben zentral gespeichert und können jederzeit eingesehen werden.
Der aktuelle Status ist für alle berechtigten Nutzer transparent nachvollziehbar. Dadurch wissen Fuhrparkmanagement, Einkauf und weitere Beteiligte jederzeit, in welcher Phase sich der Beschaffungsprozess befindet und welche nächsten Schritte anstehen.
Zulassung – Alle Zulassungsinformationen zentral verwalten
Sobald das Fahrzeug zur Zulassung bereitsteht, werden sämtliche zulassungsrelevanten Informationen direkt in der Beschaffungsakte ergänzt. Dazu gehören beispielsweise Kennzeichen, Fahrgestellnummer sowie weitere fahrzeugbezogene Daten und Dokumente. Alle Informationen bleiben weiterhin zentral mit dem laufenden Beschaffungsprozess verknüpft und stehen jederzeit vollständig dokumentiert zur Verfügung.
Durch die digitale Erfassung werden Medienbrüche vermieden und der gesamte Zulassungsprozess transparent dokumentiert. Auch dieser Schritt fügt sich nahtlos in den bestehenden Workflow ein und sorgt dafür, dass alle Beteiligten stets auf demselben Informationsstand arbeiten.
Zugelassen – Automatischer Übergang in die Fahrzeugverwaltung
Mit Abschluss der Zulassung ist der Fahrzeugbeschaffungsprozess erfolgreich beendet. WSPone erstellt nun automatisch eine vollständige Fahrzeugakte und übernimmt sämtliche bereits erfassten Stammdaten, Dokumente, Kommunikationsverläufe und weiteren Informationen aus der Beschaffungsakte. Eine erneute Datenerfassung ist nicht erforderlich.
Gleichzeitig bleibt die komplette Beschaffungsakte als nachvollziehbare Historie erhalten. So kann auch nach Jahren jederzeit eingesehen werden, wann das Fahrzeug bestellt wurde, welche Angebote vorlagen, welche Entscheidungen getroffen wurden und wie der gesamte Beschaffungsprozess verlaufen ist. Der Übergang in die Fahrzeugverwaltung erfolgt dadurch vollständig digital, transparent und ohne Medienbruch.
Digitalisieren Sie Ihren Beschaffungsprozess mit WSPone
Lernen Sie die digitale Fahrzeugbeschaffung von WSPone kennen.
Überzeugen Sie sich in einer persönlichen Live-Demo davon, wie WSPone Ihren gesamten Beschaffungsprozess digital unterstützt. Von der zentralen Beschaffungsakte über die integrierte Kommunikation bis hin zur automatischen Fahrzeugakte zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Prozesse effizienter und transparenter gestalten können.
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