Digitale Fahrer-UVV mit WSPone – rechtssicher unterweisen und einfach dokumentieren

Die Fahrerunterweisung nach UVV ist für Unternehmen mit Dienstfahrzeugen gesetzlich vorgeschrieben. In der Praxis wird sie jedoch oft mit hohem Aufwand verbunden oder nicht sauber dokumentiert. Gerade im Haftungsfall kann das zum Problem werden.

Mit der digitalen Fahrer-UVV macht WSPone diesen Prozess einfach, rechtssicher und alltagstauglich. Unternehmen führen die Unterweisung digital direkt in WSPone durch und zahlen nur dann, wenn tatsächlich eine Unterweisung stattfindet.

Rechtliche Grundlage der Fahrerunterweisung

Unternehmen müssen ihre Mitarbeitenden regelmäßig unterweisen. Fahrer von Dienstfahrzeugen absolvieren die Fahrerunterweisung in der Regel mindestens einmal pro Jahr.

Ziel ist es, Risiken im Straßenverkehr zu minimieren und den sicheren Umgang mit Fahrzeugen zu gewährleisten. Dazu gehören Themen wie Fahrverhalten, Ladungssicherung oder das richtige Verhalten bei Unfällen.

Fahrerunterweisung mit DEKRA-Inhalten

Für die Inhalte nutzt WSPone die geprüften und rechtssicheren Inhalte von DEKRA. Die Unterweisungen basieren auf aktuellem Expertenwissen und werden in Form von verständlichen Erklärvideos vermittelt.

Die Inhalte umfassen unter anderem die Nutzung von Dienstfahrzeugen, Fahreignung, Ladungssicherung sowie das Verhalten bei Pannen und Unfällen.

Die Bearbeitung dauert in der Regel etwa 30 bis 40 Minuten und endet mit einem rechtssicheren Abschluss. 

So funktioniert die digitale Fahrer-UVV in WSPone

Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten. Fahrer erhalten die Aufgabe zur Unterweisung per E-Mail. Anschließend öffnen sie die Inhalte in WSPone, schauen sich die Videos an und beantworten die integrierten Fragen.

Nach erfolgreichem Abschluss gilt die Unterweisung als durchgeführt und wird automatisch im System dokumentiert. Für den Fuhrpark entfällt damit der organisatorische Aufwand rund um Termine und Nachweise.

Flexible Planung der Unterweisungen

Die Fahrerunterweisung lässt sich flexibel an die Anforderungen im Unternehmen anpassen. Unterweisungen können regelmäßig geplant oder bei Bedarf ausgelöst werden, etwa bei neuen Fahrern oder nach bestimmten Ereignissen.

So wird sichergestellt, dass Unterweisungen nicht nur formal erfüllt werden, sondern auch sinnvoll in den Arbeitsalltag passen.

Faire Abrechnung pro Unterweisung

Auch bei den Kosten setzt WSPone auf ein transparentes Modell. Es gibt keine monatlichen Pauschalen und keine Abrechnung pro Fahrer. Abgerechnet wird ausschließlich pro durchgeführter Unterweisung.

Unternehmen zahlen damit nur dann, wenn eine Fahrerunterweisung tatsächlich stattfindet. Das sorgt für Klarheit und eine bessere Kostenkontrolle.

Fazit

Mit der digitalen Fahrer-UVV in WSPone wird ein gesetzlicher Pflichtprozess einfach und zuverlässig umgesetzt. Die Kombination aus rechtssicheren Inhalten, klaren Abläufen und transparenter Abrechnung sorgt dafür, dass die Fahrerunterweisung problemlos in den Fuhrparkalltag integriert werden kann.

Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement in WSPone.

Führerscheinkontrolle digital mit WSPone – rechtssicher, automatisiert und fair abgerechnet

Die Führerscheinkontrolle digital umzusetzen, ist für Unternehmen mit Dienst- oder Poolfahrzeugen heute unverzichtbar. Gesetzliche Vorgaben erfordern eine regelmäßige Prüfung der Fahrerlaubnis, gleichzeitig sollen Aufwand und Kosten im Fuhrpark möglichst gering bleiben. Klassische Prozesse mit manuellen Listen oder pauschalen Abrechnungsmodellen stoßen hier schnell an ihre Grenzen.

Mit der digitalen Führerscheinkontrolle in WSPone wird dieser Pflichtprozess vollständig automatisiert und praxisnah abgebildet. Die Führerscheinkontrolle erfolgt rechtssicher, ist direkt in das Fuhrparkmanagement integriert und wird nur dann abgerechnet, wenn tatsächlich eine Prüfung durchgeführt wird.

Digitale Führerscheinkontrolle in WSPone – so funktioniert der Prozess

Die WSPone Führerscheinkontrolle ist für Fahrer einfach und ortsunabhängig nutzbar. Nach der Aufforderung zur digitalen Führerscheinkontrolle führen sie die Prüfung selbstständig direkt in WSPone, oder über die kostenlose App von IDnow durch. Dafür wird ein Foto des Führerscheins, ein Foto eines Ausweisdokuments, sowie ein Selfie aufgenommen, um Identität und Fahrerlaubnis eindeutig zu bestätigen.

Führerscheinkontrolle digital direkt im Fuhrparkmanagement

Ein zentraler Vorteil der digitalen Führerscheinkontrolle mit WSPone ist die vollständige Integration in das Fuhrparkmanagement. Die Führerscheinkontrolle ist kein externes System, sondern fester Bestandteil der täglichen Fuhrparkarbeit. Prüfungen werden automatisch dem jeweiligen Fahrer zugeordnet, der aktuelle Status ist jederzeit einsehbar und alle Nachweise werden revisionssicher gespeichert.

So entsteht eine zentrale und transparente Übersicht über alle Führerscheinkontrollen im Unternehmen.

Automatische Erinnerungen und Eskalationen in WSPone

Damit Fristen zuverlässig eingehalten werden, steuert WSPone den gesamten Prozess der digitalen Führerscheinkontrolle automatisch. Fahrer erhalten rechtzeitig Erinnerungen, bei ausbleibender Reaktion folgen weitere Hinweise. Werden Fristen überschritten, können Eskalationen an definierte Verantwortliche ausgelöst werden. Der Fuhrpark behält jederzeit den Überblick, ohne manuell nachfassen zu müssen.

Flexible Führerscheinkontrolle statt starrer Prüfintervalle

Die Führerscheinkontrolle digital in WSPone orientiert sich an der tatsächlichen Nutzung von Fahrzeugen. Nicht jeder Fahrer ist regelmäßig unterwegs, etwa bei Poolfahrzeugen oder gelegentlichen Nutzern. Statt starrer Intervalle lassen sich Prüfungen flexibel steuern und bedarfsgerecht durchführen. Das reduziert unnötige Kontrollen und erhöht die Akzeptanz bei den Fahrern.

Faire Abrechnung der digitalen Führerscheinkontrolle

Auch bei den Kosten setzt die digitale Führerscheinkontrolle mit WSPone auf Transparenz. Es gibt keine monatlichen Pauschalen und keine Abrechnung pro Fahrer. Abgerechnet wird ausschließlich pro durchgeführter Führerscheinkontrolle. Unternehmen zahlen also nur dann, wenn eine Prüfung tatsächlich stattfindet, nachvollziehbar und wirtschaftlich.

Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement in WSPone.

Die effiziente Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten wie Rechnungen, Leasing- und Versicherungsverträgen ist für ein effektives Fuhrparkmanagement unerlässlich. Durch die Integration von Google Gemini in WSPone wird dieser Prozess nun erheblich verbessert.

Vorteile von Google Gemini

Google Gemini ist eine moderne KI von Google, die besonders gut mit verschiedenen Arten von Daten umgehen kann. Sie hilft dabei, Informationen aus Dokumenten automatisch zu erkennen und zu erfassen. Dadurch müssen weniger Daten manuell eingegeben werden, und Fehler werden reduziert.

Automatisierte Dokumentenverarbeitung

Durch den Einsatz von Google Gemini können Dokumente automatisch erkannt, zugeordnet und relevante Daten extrahiert werden. Dies beschleunigt Prozesse wie die Rechnungsprüfung oder Vertragsverwaltung und sorgt für eine klare Datenübersicht.

Vorteile für das Fuhrparkmanagement

• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
  
  
• Genauigkeit: Die hohe Präzision von Google Gemini minimiert Fehler bei der Datenerfassung und -verarbeitung.
  
  
• Integration: Die nahtlose Einbindung in WSPone FPM ermöglicht eine einheitliche und effiziente Arbeitsweise innerhalb des bestehenden Systems.

Effiziente Nutzung durch gezielte Prompts

Ein zentraler Bestandteil der Arbeit mit Google Gemini ist der Einsatz von sogenannten Prompts – gezielten Eingabeanweisungen, die der KI mitteilen, welche Informationen relevant sind oder wie sie bestimmte Dokumente analysieren soll. In WSPone können diese Prompts individuell angepasst werden, um beispielsweise bestimmte Datenfelder aus Rechnungen oder Verträgen gezielt auszulesen. Dadurch wird die KI noch präziser und effektiver eingesetzt, was zu einer höheren Datenqualität und schnelleren Verarbeitung führt. Darüber hinaus ermöglichen Prompts eine flexible Erweiterung der Anwendungsszenarien – etwa zur Analyse von Fahrzeuginformationen, Laufzeiten oder Versicherungsbedingungen.

Fazit

Die Integration von Google Gemini in WSPone stellt einen bedeutenden Fortschritt in der Dokumentenverarbeitung dar. Fuhrparkmanager profitieren von einer effizienten, fehlerreduzierten und benutzerfreundlichen Lösung, die den Verwaltungsaufwand minimiert und die Datenqualität erhöht. Durch die Automatisierung werden nicht nur Prozesse beschleunigt, sondern auch die Genauigkeit der Datenverarbeitung verbessert. Die präzise Steuerung von Google Gemini durch gezielte Prompts ermöglicht eine noch gezieltere und effektivere Datenextraktion, wodurch die Verarbeitung weiter optimiert wird. Dies führt zu einer optimierten Fuhrparkverwaltung, in der Ressourcen effektiver eingesetzt und strategische Entscheidungen auf einer soliden Datenbasis getroffen werden können. Letztendlich ermöglicht die Integration von Google Gemini in WSPone Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren, während administrative Aufgaben effizient und zuverlässig abgewickelt werden.

Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement in WSPone.

Die Beschaffung neuer Fahrzeuge für den Fuhrpark kann oft komplex und zeitaufwendig sein, insbesondere wenn unterschiedliche Herstellerportale genutzt werden müssen. WSPone bietet nun einen eigenen, herstellerunabhängigen Fahrzeug-Konfigurator, der diesen Prozess erheblich vereinfacht und zentralisiert, an.

Zentrale Abwicklung in WSPone

Mit dem neuen Konfigurator können Fuhrparkmanager den gesamten Bestellprozess innerhalb von WSPone abwickeln. Dies verhindert, dass zwischen verschiedenen Herstellerportalen gewechselt werden muss und ermöglicht eine reibungslose und effiziente Verwaltung aller Fahrzeugbestellungen.

Voreinstellungen durch die Car Policy

Ein weiterer wesentlicher Vorteil des Konfigurators ist die Möglichkeit, über die Car Policy bestimmte Regeln und Einschränkungen für die Fahrzeugkonfiguration vorzudefinieren. Unternehmen können festlegen, welche Fahrzeugmodelle, Motorisierungen oder Ausstattungsvarianten für verschiedene Mitarbeitergruppen zulässig sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Mitarbeitende nur Fahrzeuge konfigurieren können, die den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Dies erleichtert die Einhaltung der Car Policy, verhindert Fehlbestellungen und optimiert die Fuhrparkverwaltung.

Auch die kaufmännische Sicht kann dabei berücksichtigt werden: Es lässt sich definieren, welcher maximale Bestellwert Mitarbeitenden je nach Position oder Funktion im Unternehmen zur Verfügung steht. So wird nicht nur die Einhaltung technischer und organisatorischer Vorgaben sichergestellt, sondern auch die Budgetkontrolle effektiv unterstützt.

Aktuelle und umfassende Datenbasis durch JATO

Der Konfigurator basiert auf den stets aktuellen und umfassenden Daten von JATO, einem führenden Anbieter von Fahrzeugdaten und -analysen. JATO sammelt und standardisiert Daten von über 65 Marken und 460 Modellen im deutschen Markt, um konsistente und aktuelle Fahrzeuginformationen bereitzustellen.

Vorteile der Integration

• Prozessoptimierung: Die zentrale Abwicklung reduziert den administrativen Aufwand und beschleunigt den gesamten Beschaffungsprozess.
• Fehlervermeidung: Durch die Nutzung eines einheitlichen Systems werden Eingabefehler minimiert und die Datenqualität erhöht.
• Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Bedienoberfläche des Konfigurators erleichtert die Fahrzeugauswahl und -bestellung.

Fazit

Die Einführung des eigenen, herstellerunabhängigen Fahrzeug-Konfigurators in WSPone stellt einen wichtigen Fortschritt in der Fahrzeugbeschaffung dar. Durch die zentrale Abwicklung innerhalb eines Systems, unterstützt von den aktuellen und umfassenden JATO-Daten, wird der Fahrzeugbeschaffungsprozess erheblich vereinfacht. Fuhrparkmanager profitieren von einer effizienteren, fehlerreduzierten und benutzerfreundlichen Lösung, die nicht nur Zeit spart, sondern auch die Entscheidungsfindung verbessert.

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Integration der Car Policy: Unternehmen können individuelle Vorgaben zu Modellen, Ausstattungen und Budgets direkt im System abbilden und sicherstellen, dass nur regelkonforme Fahrzeuge konfiguriert werden. Dies erhöht die Transparenz, minimiert Fehlbestellungen und unterstützt sowohl strategische als auch kaufmännische Ziele.

Das Ergebnis ist eine optimierte Fuhrparkstrategie, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Ressourcen effektiver einzusetzen und gleichzeitig die Einhaltung interner Richtlinien sicherzustellen.

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Ein neues Zeitalter im Fuhrparkmanagement

In der dynamischen Welt des Fuhrparkmanagements ist die Integration von Telematik-Diensten der führenden Hersteller der Schlüssel zu einem effizienteren, automatisierten und nachhaltigen Fuhrpark. Mit unserer Fuhrparkmanagement-Lösung in WSPone setzen wir neue Maßstäbe und bieten Ihnen ein digitales Fuhrparkmanagement der nächsten Generation.

Automatisierung auf höchstem Niveau

Die Digitalisierung und Automatisierung manueller Prozesse sind zentrale Bestandteile von WSPone. Mit den integrierten Telematik-Diensten eröffnen sich für Ihr Fuhrparkmanagement unbegrenzte Möglichkeiten. Beispielsweise können Tank- oder Ladevorgänge automatisch übermittelt werden – und das völlig unabhängig von der vorhandenen Ladeinfrastruktur.

Darüber hinaus ermöglichen wir die automatische Übermittlung von Fahrtenbuch-Rohdaten, ganz ohne zusätzliche Hardware. Stellen Sie sich vor: Die Daten Ihrer Fahrzeuge werden nahtlos und präzise in Ihr System einfließen, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist. Welch eine große Erleichterung.

Real-Time Daten und Umweltziele

Mit WSPone haben Sie die Möglichkeit, Echtzeitdaten zu Kraftstoffverbrauch und Fahrten direkt in Ihre Fuhrparkmanagement-Software zu integrieren. Diese Daten helfen Ihnen nicht nur dabei, die Effizienz Ihres Fuhrparks zu steigern, sondern auch Ihre Umweltziele zu erreichen. Durch eine präzise Planung des CO2-Bilanz können Sie einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz leisten.

Effiziente Fahrtenbuchführung

Erfassen Sie Fahrtdaten wie Start- und Zielort, Zeit und Kilometerstand automatisch und erfüllen Sie damit nicht nur steuerliche Anforderungen, sondern analysieren Sie auch die Nutzung Ihrer Fahrzeuge effizient. Dies ermöglicht Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Auslastung Ihres Fuhrparks zu optimieren.

Partnerschaft für Ihren Erfolg

Um Ihnen diese innovativen Telematik-Dienste anbieten zu können, arbeiten wir mit einem führenden Partner zusammen, der uns die erforderlichen Technologien zur Verfügung stellt. Diese Zusammenarbeit ermöglicht es uns, Ihnen die besten Lösungen für Ihr Fuhrparkmanagement zu bieten.

Zukunftssicher und skalierbar

Es ist uns bewusst, dass nicht jedes Fahrzeug in Ihrem aktuellen Fuhrpark diese Funktionen sofort unterstützen kann. Doch jedes neue Fahrzeug wird es können. Daher ist es jetzt an der Zeit, über die Zukunft Ihres Fuhrparks zu sprechen. Lassen Sie uns gemeinsam die nächsten Schritte gehen und die Digitalisierung und Automatisierung Ihres Fuhrparkmanagements vorantreiben. Gemeinsam bringen wir Ihr Fuhrparkmanagement auf das nächste Level.

Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement in WSPone oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei.

Konfigurieren Sie Ihr System nach Ihren Bedürfnissen. Bei WSPone setzen wir auf anpassbare Prozesse und Dashboards, individuelle Berichte und dies nach Ihren Regeln.

Unsere Mission ist es, Ihre Fuhrpark-Herausforderungen zu verstehen und eine Lösung zu liefern, die nicht nur Ihren aktuellen Bedarf erfüllt, sondern auch die Zukunft und Entwicklung Ihres Fuhrparks mitgestaltet.

Prozesse

Profitieren Sie von unserer Geschichte. WSPone ist nicht einfach nur eine Fuhrparkmanagement-Software. WSPone ist eine Plattform für IT- und Non-IT- Geschäftsprozesse. Das heißt, Sie können all Ihre Geschäftsprozesse in WSPone verwalten. Da wir aus der IT-Branche kommen, kennen wir uns mit Veränderungsprozessen bestens aus. So können wir also unsere Fuhrparkmanagement-Lösung jederzeit an Ihre Bedürfnisse und Prozesse anpassen. Damit haben Sie nicht nur den Vorteil der Transparenz, sondern Sie können mitbestimmen, in welcher Form WSPone für Sie arbeitet.

Dashboards

Auch die Dashboards jedes einzelnen Nutzers sind individuell anpassbar. Das Dashboard ist die Startseite Ihres Fuhrparkmanagements in WSPone. Hier sieht jeder Nutzer eine erste Übersicht über Fahrzeuge, Aufgaben, Schäden, Strafzettel oder Prüfergebnisse. Jeder Fahrer sieht nur seine eigenen zugeordneten Daten. Die Fuhrparkmanager oder Regionsleiter hingegen sehen die komplette Übersicht über alle zugewiesenen Bereiche. Sie können Ihr Dashboard dabei einfach per Drop and Drag mit verschiedenen Widgets und Feldern für sich anpassen und gestalten, wie Sie es benötigen.

Kontaktieren Sie uns gerne jetzt und wir zeigen Ihnen in einem kurzen Meeting, wie einfach, schnell und unkompliziert wir WSPone an Ihre Prozesse anpassen können.

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Ein Fahrzeug hat in jedem Unternehmen einen eigenen Lifecycle, den es durchläuft. In WSPone können Sie den kompletten Fahrzeug-Lifecycle abbilden und verlieren damit nie den Überblick, in welchem Status sich Ihr Fahrzeug aktuell befindet.

Der komplette Fahrzeug-Lifecycle lässt sich dabei in der jeweiligen Fahrzeugakte einsehen. Dort sind alle wichtigen Daten und Informationen zu finden und Sie haben jederzeit alles im Blick.

Angeboten

Der erste Status ist „Angeboten“. Sie sind also noch im Beschaffungsprozess Ihres Fahrzeuges und haben ein erstes Angebot erhalten. Der Beschaffungsprozess ist in WSPone dabei extra abgebildet.

Bestellung

Haben Sie das Angebot angenommen und das Fahrzeug bestellt, wechselt der Status in „Bestellung“. Der Bestellprozess liegt jetzt beim Händler.

In Überführung

Der nächste Status ist „In Überführung“. Das heißt, die Bestellung beim Händler ist abgeschlossen und das Fahrzeug ist auf dem Weg zu Ihnen.

Verfügbar

Nachdem Ihr Fahrzeug nun bei Ihnen angekommen ist, ist es verfügbar und kann genutzt werden. Sollte es ein Dienstwagen sein, ist es nur kurz in diesem Status. Poolfahrzeuge können dagegen öfter verfügbar sein.

In Benutzung

Wurde ein Poolfahrzeug gebucht und abgeholt, ist es anschließend in Benutzung. Sollte es nach der Fahrt wieder ordnungsgemäß zurückgebracht werden, ist es dann wieder verfügbar. Dienstwagen sind, wenn sie zugeordnet sind, dagegen dauerhaft im Status „In Benutzung“.

Nicht verfügbar

Sollte Ihr Fahrzeug zum Beispiel ein Unfall haben und kann aktuell nicht verwendet werden, steht es im Status „Nicht verfügbar“. Aber auch wenn das Leasingende erreicht ist und kein neuer Leasingvertrag abgeschlossen wurde, ist das Fahrzeug nicht verfügbar.

Ausgesteuert

Der letzte Status ist „ausgesteuert“. Dies bedeutet, das Fahrzeug befindet sich nicht mehr bei Ihnen im Haus. Es wurde zum Beispiel verkauft oder nach Leasingende wieder zurückgegeben.

Behalten Sie jetzt immer den kompletten Fahrzeug-Lifecycle in WSPone im Blick. Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement in WSPone oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei.

Profitieren Sie von der KI-gestützten Dokumentenverarbeitung im Fuhrparkmanagement von WSPone und sparen Sie Zeit und Aufwand beim Hochladen und Digitalisieren Ihrer Dokumente.

Funktionsweise

Durch den Einsatz der KI ist WSPone in der Lage, eine Vielzahl von Dokumententypen zu erkennen und zu verarbeiten, wie z.B. Rechnungen, Versicherungsdokumente und vieles mehr.

Die Funktionsweise ist beeindruckend: Die KI von WSPone analysiert jedes Dokument, identifiziert relevante Informationen wie Rechnungsbetrag, Versicherungsnummern, Wartungstermine usw., und speichert diese Daten in einem digitalen Format. Dies ermöglicht Ihnen eine schnelle und präzise Verarbeitung der Daten, sowie eine Zeitersparnis und einen geringeren Aufwand.

Vorteile

Die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung bietet Ihnen einige Vorteile für Ihre Prozesse im Fuhrparkmanagement. Unter anderem sind dies:

• Zeitersparnis: Durch den Einsatz der KI können Sie Ihre Dokumente automatisch erfassen und verarbeiten. Dies bedeutet weniger Zeit, die mit langwieriger Dateneingabe verbracht werden muss. Und mehr Zeit, die für Ihre eigentlichen Aufgaben genutzt werden kann.
• Genauigkeit: Menschliche Fehler sind unvermeidbar. Die KI von WSPone bietet Ihnen eine hohe Genauigkeit bei der Erkennung von Informationen aus Dokumenten, was zu einer höheren Datenqualität und zuverlässigeren Ergebnissen führt.

• Effizienz: Durch die Digitalisierung von Dokumenten wird die Datenverwaltung erheblich verbessert. Informationen können leichter gespeichert, durchsucht und analysiert werden. Dies führt zu einer besseren Transparenz und Entscheidungsfindung in Ihrem Fuhrparkmanagement

Machen Sie also Schluss mit dem Papierkram! Und setzen Sie auf WSPone mit der KI-gestützten Dokumentenverarbeitung, um mühelos und schnell Dokumente zu digitalisieren.

Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement in WSPone oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei.