Fuhrparkmanagement von WSPone

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Anpassbare Prozesse und Dashboards

Anpassbare Prozesse und Dashboards in WSPone

Konfigurieren Sie Ihr System nach Ihren Bedürfnissen. Bei WSPone setzen wir auf anpassbare Prozesse und Dashboards, individuelle Berichte und dies nach Ihren Regeln.

Unsere Mission ist es, Ihre Fuhrpark-Herausforderungen zu verstehen und eine Lösung zu liefern, die nicht nur Ihren aktuellen Bedarf erfüllt, sondern auch die Zukunft und Entwicklung Ihres Fuhrparks mitgestaltet.

Prozesse

Profitieren Sie von unserer Geschichte. WSPone ist nicht einfach nur eine Fuhrparkmanagement-Software. WSPone ist eine Plattform für IT- und Non-IT- Geschäftsprozesse. Das heißt, Sie können all Ihre Geschäftsprozesse in WSPone verwalten. Da wir aus der IT-Branche kommen, kennen wir uns mit Veränderungsprozessen bestens aus. So können wir also unsere Fuhrparkmanagement-Lösung jederzeit an Ihre Bedürfnisse und Prozesse anpassen. Damit haben Sie nicht nur den Vorteil der Transparenz, sondern Sie können mitbestimmen, in welcher Form WSPone für Sie arbeitet.

Dashboards

Auch die Dashboards jedes einzelnen Nutzers sind individuell anpassbar. Das Dashboard ist die Startseite Ihres Fuhrparkmanagements in WSPone. Hier sieht jeder Nutzer eine erste Übersicht über Fahrzeuge, Aufgaben, Schäden, Strafzettel oder Prüfergebnisse. Jeder Fahrer sieht nur seine eigenen zugeordneten Daten. Die Fuhrparkmanager oder Regionsleiter hingegen sehen die komplette Übersicht über alle zugewiesenen Bereiche. Sie können Ihr Dashboard dabei einfach per Drop and Drag mit verschiedenen Widgets und Feldern für sich anpassen und gestalten, wie Sie es benötigen.

Kontaktieren Sie uns gerne jetzt und wir zeigen Ihnen in einem kurzen Meeting, wie einfach, schnell und unkompliziert wir WSPone an Ihre Prozesse anpassen können.

Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement in WSPone oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei.

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    Kompletter Fahrzeug-Lifecycle in WSPone

    Kompletter Fahrzeug-Lifecycle in WSPone

    Ein Fahrzeug hat in jedem Unternehmen einen eigenen Lifecycle, den es durchläuft. In WSPone können Sie den kompletten Fahrzeug-Lifecycle abbilden und verlieren damit nie den Überblick, in welchem Status sich Ihr Fahrzeug aktuell befindet.

    Der komplette Fahrzeug-Lifecycle lässt sich dabei in der jeweiligen Fahrzeugakte einsehen. Dort sind alle wichtigen Daten und Informationen zu finden und Sie haben jederzeit alles im Blick.

    Angeboten

    Der erste Status ist „Angeboten“. Sie sind also noch im Beschaffungsprozess Ihres Fahrzeuges und haben ein erstes Angebot erhalten. Der Beschaffungsprozess ist in WSPone dabei extra abgebildet.

    Bestellung

    Haben Sie das Angebot angenommen und das Fahrzeug bestellt, wechselt der Status in „Bestellung“. Der Bestellprozess liegt jetzt beim Händler.

    In Überführung

    Der nächste Status ist „In Überführung“. Das heißt, die Bestellung beim Händler ist abgeschlossen und das Fahrzeug ist auf dem Weg zu Ihnen.

    Verfügbar

    Nachdem Ihr Fahrzeug nun bei Ihnen angekommen ist, ist es verfügbar und kann genutzt werden. Sollte es ein Dienstwagen sein, ist es nur kurz in diesem Status. Poolfahrzeuge können dagegen öfter verfügbar sein.

    In Benutzung

    Wurde ein Poolfahrzeug gebucht und abgeholt, ist es anschließend in Benutzung. Sollte es nach der Fahrt wieder ordnungsgemäß zurückgebracht werden, ist es dann wieder verfügbar. Dienstwagen sind, wenn sie zugeordnet sind, dagegen dauerhaft im Status „In Benutzung“.

    Nicht verfügbar

    Sollte Ihr Fahrzeug zum Beispiel ein Unfall haben und kann aktuell nicht verwendet werden, steht es im Status „Nicht verfügbar“. Aber auch wenn das Leasingende erreicht ist und kein neuer Leasingvertrag abgeschlossen wurde, ist das Fahrzeug nicht verfügbar.

    Ausgesteuert

    Der letzte Status ist „ausgesteuert“. Dies bedeutet, das Fahrzeug befindet sich nicht mehr bei Ihnen im Haus. Es wurde zum Beispiel verkauft oder nach Leasingende wieder zurückgegeben.

    Behalten Sie jetzt immer den kompletten Fahrzeug-Lifecycle in WSPone im Blick. Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement in WSPone oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei.

    Kompletter Fahrzeug-Lifecycle in WSPone

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      KI-gestützte Dokumentenverarbeitung

      KI-gestützte Dokumentenverarbeitung

      Profitieren Sie von der KI-gestützten Dokumentenverarbeitung im Fuhrparkmanagement von WSPone und sparen Sie Zeit und Aufwand beim Hochladen und Digitalisieren Ihrer Dokumente.

      Funktionsweise

      Durch den Einsatz der KI ist WSPone in der Lage, eine Vielzahl von Dokumententypen zu erkennen und zu verarbeiten, wie z.B. Rechnungen, Versicherungsdokumente und vieles mehr.

      Die Funktionsweise ist beeindruckend: Die KI von WSPone analysiert jedes Dokument, identifiziert relevante Informationen wie Rechnungsbetrag, Versicherungsnummern, Wartungstermine usw., und speichert diese Daten in einem digitalen Format. Dies ermöglicht Ihnen eine schnelle und präzise Verarbeitung der Daten, sowie eine Zeitersparnis und einen geringeren Aufwand.

      Vorteile

      Die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung bietet Ihnen einige Vorteile für Ihre Prozesse im Fuhrparkmanagement. Unter anderem sind dies:

      • Zeitersparnis: Durch den Einsatz der KI können Sie Ihre Dokumente automatisch erfassen und verarbeiten. Dies bedeutet weniger Zeit, die mit langwieriger Dateneingabe verbracht werden muss. Und mehr Zeit, die für Ihre eigentlichen Aufgaben genutzt werden kann.
      • Genauigkeit: Menschliche Fehler sind unvermeidbar. Die KI von WSPone bietet Ihnen eine hohe Genauigkeit bei der Erkennung von Informationen aus Dokumenten, was zu einer höheren Datenqualität und zuverlässigeren Ergebnissen führt.
      • Effizienz: Durch die Digitalisierung von Dokumenten wird die Datenverwaltung erheblich verbessert. Informationen können leichter gespeichert, durchsucht und analysiert werden. Dies führt zu einer besseren Transparenz und Entscheidungsfindung in Ihrem Fuhrparkmanagement

      Machen Sie also Schluss mit dem Papierkram! Und setzen Sie auf WSPone mit der KI-gestützten Dokumentenverarbeitung, um mühelos und schnell Dokumente zu digitalisieren.

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        TCO-Ermittlung über Ihren kompletten Fuhrpark

        TCO-Ermittlung über Ihren kompletten Fuhrpark

        Mit dem TCO-Wert (Total Cost of Ownership) haben Sie in WSPone immer den kompletten Überblick über Ihre Kosten in Ihrem Fuhrpark.

        Der TCO-Wert

        Der Total Cost of Ownership (TCO) bezeichnet die Gesamtkosten eines Fahrzeugs während dessen Lifecycle. Bei der Betrachtung der TCO zählen nicht nur die Kosten des ursprünglichen Kaufs, sondern auch die Gesamtkosten des Fahrzeugs über den kompletten Nutzungszeitraum hinweg. WSPone berechnet Ihnen dann den TCO-Wert pro Kilometer. Dies zeigt Ihnen mit welcher Effektivität Ihre Fahrzeuge genutzt werden und geben einen gesamten Überblick über Ihren Fuhrpark.

        Warum TCO-Ermittlung?

        Doch warum sollten Fuhrparkmanager eine TCO-Ermittlung Ihres Fuhrparks überhaupt durchführen? Die Kosten eines Fuhrparks spielen in jedem Unternehmen eine große Rolle. Durch die TCO-Ermittlung können Sie zu teure Fahrzeuge identifizieren und entsprechend aus dem Fuhrpark aussteuern.

        Dokumentation der Ausgaben

        Wichtig dabei ist, dass die Ausgaben nur festgestellt werden können, wenn diese im Vorfeld ordnungsgemäßdokumentiert wurden. Und da kommt WSPone ins Spiel. In jeder Fahrzeugakte können alle wichtigen Belege sowie Rechnungen, welche bei Reparaturen sowie Wartungen angefallen sind, hinterlegt werden. Dadurch kann dann die TCO-Ermittlung über Ihren kompletten Fuhrpark abgeschlossen werden.

        Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement und die TCO-Ermittlung über Ihren kompletten Fuhrpark in WSPone oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei.

        TCO-Ermittlung über Ihren kompletten Fuhrpark

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          Schadenmanagement von WSPone

          Schadenmanagement von WSPone

          In jedem Fuhrpark entstehen Schäden am Auto, egal wie groß der Fuhrpark ist. Effizientes Schadenmanagement für schnelle unkomplizierte Prozesse und eine Senkung der Kosten ist dabei essenziell. Behalten Sie daher mit dem Schadenmanagement von WSPone immer den Überblick über all Ihre Schäden und sorgen Sie für die einfache Abwicklung Ihrer Schäden in Ihrem Fuhrpark.  

          Die Schadenaufnahme 

          Die Schadenaufnahme kann direkt im Schadenmanagement von WSPone geschehen. Der Fahrer kann dabei direkt auf seinem Handy den Schaden melden. Die wichtigsten Informationen, sowie Schadensbilder müssen hierbei im Tool hinterlegt werden.  
          Unser Tipp: Kleben Sie einen QR-Code in die Innenseite Ihrer Tür. Durch das Abscannen des QR-Codes, gelangen Sie direkt zur Schadenmeldung des entsprechenden Fahrzeugs. Nach Anlegen des Schadens bekommt der Fuhrparkmanager automatisch eine Benachrichtigung, dass ein neuer Schaden entstanden ist und kann direkt alle weiteren Schritte einleiten. So haben Sie stets einen direkten und aktuellen Überblick über alle Schäden im Schadenmanagement von WSPone. 

          Schadenmeldung an Versicherer 

          Im nächsten Schritt muss der Schaden an den Versicherer gemeldet werden. Hierbei profitieren Sie von den Informationen, die Sie in WSPone schon angegeben haben. Wenn alle Daten des Versicherers richtig angegeben sind, können Sie automatisch aus dem Schadenmanagement von WSPone den Schaden an den Versicherer melden. Es wird dabei eine E-Mail aus WSPone heraus generiert. Sollte der Versicherer auf diese E-Mail direkt antworten, erkennt WSPone dies und ordnet die Antwort dem Schadenfall zu und hinterlegt diese direkt in der Akte. Somit haben Sie immer den aktuellen Stand zu dem Schaden auf einen Blick. 

          Organisation rund um den Schaden 

          Neben der Versicherung gibt es rund um den Schaden weitere Aufgaben, die erledigt werden müssen. So wird hier das Aufgabenmanagement von WSPone mit ins Boot geholt. Aufgaben wie den Reparaturtermin vereinbaren, einen Kostenvoranschlag einholen usw. können erstellt und dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet werden. Dadurch gibt es jederzeit eine klare Übersicht in welchem Status die Aufgaben sind und welcher Schritt als nächstes ansteht. Erinnerungen, Benachrichtigungen und Warnungen sind hierbei natürlich miteingeschlossen. 

          Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement und das Schadenmanagement von WSPone oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Versionvorbei. 

          Schadenmanagement von WSPone

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            Vollintegrierter Beschaffungsprozess von Neufahrzeugen in WSPone

            Vollintegrierter Beschaffungsprozess von Neufahrzeugen

            Die Beschaffung von Neufahrzeugen ist in einem Fuhrparkmanagement oft eine große Herausforderung. So müssen nicht nur viele Dokumente angefordert werden, sondern je nach Unternehmen auch einige Genehmigungsprozesse beachtet werden. Im vollintegrierten Beschaffungsprozess von Neufahrzeugen in WSPone vereinen Sie alle Wege und Abläufe in nur einem Prozess.

            Der Beschaffungsprozess

            Der Beschaffungsprozess sieht mehrere Schritte vor. Nach der Konfiguration durch den Fahrer wird das Angebot vom Fuhrparkmanager erstellt. Anschließend wird erst der Fahrer und dann der Fuhrparkmanager die Freigabe für das Angebot geben. Danach wird die Bestellung abgeschlossen und das Neufahrzeug bestellt. Sobald das Fahrzeug beim Händler angekommen ist, erfolgt die Zulassung. Ist das Fahrzeug dann auch zugelassen, ist der vollintegrierte Beschaffungsprozess von Neufahrzeugen abgeschlossen.

            Freigabestrukturen

            Jedes Unternehmen hat eigene Strukturen bei der Bestellung von Neufahrzeugen. So müssen vor allem die Freigaben klar definiert und abgestimmt sein. WSPone passt sich hierbei jedem Unternehmen an. So können nicht nur Fahrer oder Fuhrparkmanager als Rollen angelegt werden, sondern auch Vorgesetzte. Im Beschaffungsprozess des Neufahrzeugs ist dann ein exakter Freigabeweg hinterlegt und jeder Fahrer, Vorgesetzte oder Fuhrparkmanager muss seine Aufgabe abschließen bevor der Prozess weitergehen kann. Vorgegebene Freigabetexte können dabei in gewissen Feldern hinterlegt werden, um den Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen.

            Aufgaben im Beschaffungsprozess

            Jeder Beschaffungsprozess enthält eigene Aufgaben. Zum Beispiel die Konfiguration eines Fahrzeugs, die Angebotseinholung, oder die Zulassung. Für jeden Schritt wird dabei in WSPone eine Aufgabe erstellt und zugeteilt. Erst wenn die eine Aufgabe erledigt ist, wird der Prozess weitergehen. Um möglichen Fehlern vorzubeugen, gibt es auch in jedem Prozess Pflichtfelder und/oder Pflichtanhänge, ohne die eine Aufgabe nicht abgeschlossen werden kann.

            Erfahren Sie hier mehr über den vollintegrierten Beschaffungsprozess in WSPone und das optimale Fuhrparkmanagement oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei.

            Vollintegrierter Beschaffungsprozess von Neufahrzeugen

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              Aufgabenmanagement von WSPone im Fuhrparkmanagement

              Aufgabenmanagement von WSPone im Fuhrparkmanagement

              Durch das Aufgabenmanagement von WSPone im Fuhrparkmanagement verwalten Sie alle anfallenden Aufgaben. Sie behalten immer den Überblick über alle offenen Aufgaben und können bei geschlossenen Aufgaben den Ablauf nachvollziehen. Unterschieden wird zwischen den automatischen und manuellen Aufgaben. Die Aufgaben können dabei immer unterschiedlichen Personen zugeordnet werden.

              Fristen

              Hinter jeder Aufgabe können Fristen hinterlegt werden. So erinnert das System sowohl denjenigen, dem die Aufgabe zugeteilt wurde, als auch den Fuhrparkmanager bei Ablauf der Frist, dass noch offene Aufgaben im System sind. So sparen Sie sich das ständige Nachschauen, ob die Aufgaben erledigt wurden.

              Die Aufgabenakte

              Jede Aufgabe hat in WSPone eine eigene Aufgabenakte. In dieser Aufgabenakte kann jederzeit der aktuelle Status eingesehen werden. Die Aufgaben sind ebenfalls unterschiedlichen Kategorien zugeordnet. Wie in jeder anderen Akte in WSPone können auch in den Aufgaben Anhänge, wie z.B. Leasingangebote oder Kostenvoranschschläge hochgeladen werden. Im Activity Stream kann innerhalb der Aufgabe kommuniziert werden, oder es können automatisch Mails aus dem System herausgeschickt werden. Die Aufgabenakte dient also der kompletten Übersicht im Aufgabenmanagement von WSPone mit allen wichtigen Informationen und Daten.

              Manuelle Aufgaben

              Das Anlegen von Aufgaben kann der Fuhrparkmanager in WSPone manuell erledigen. Dazu muss immer als erstes eine Zuordnung stattfinden, wer die Aufgabe erledigen soll. Des Weiteren muss die jeweilige Kategorie angegeben und die Aufgabe beschrieben werden. Für manche Aufgaben, die immer wieder anfallen können, oder für bekannte Aufgaben, stehen Vorlagen zur Verfügung.

              Automatische Aufgaben

              Automatische Aufgaben sind vor allem wiederkehrende Aufgaben. Somit müssen Sie nicht jede Aufgabe eigenhändig anlegen, WSPone übernimmt diesen Prozess für Sie.

              Zum Beispiel wird die Aufgabe zur Fahrzeugrückgabe bei Leasingfahrzeugen einen Monat vor Ablauf des Leasingvertrages erstellt. Schon 12 Monate vor Ablauf des Leasingvertrages wird eine Aufgabe zur Neubestellung eines Fahrzeuges erstellt. Auch bei jährlichen Fahrzeugprüfungen, dem Service oder beim TÜV wird jeweils einen Monat vor der Frist eine Aufgabe zur Terminvereinbarung generiert. Und auch der Reifenwechsel ist eine automatische Aufgabe. So prüft das System, ob im Oktober noch die Sommerreifen (oder im März die Winterreifen) im System eingetragen sind.

              Aufgabe abschließen

              Wird eine Aufgabe abgeschlossen, so müssen gegebenenfalls vorgegebene Felder angegeben werden, wie z.B. der Kilometerstand. Nach erfolgreichem Abschluss wird der Fuhrparkmanager per Mail automatisch benachrichtigt, dass die Aufgabe nun abgeschlossen ist.

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              Aufgabenmanagement in WSPone

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                Koordination und Buchung von Poolfahrzeugen

                Koordination und Buchung von Poolfahrzeugen

                In Ihrem Unternehmen befinden sich viele Fahrzeuge, die von Mitarbeitern gebucht werden können und es wird immer schwieriger den Überblick zu behalten? Poolfahrzeugbuchungen nehmen viel Zeit in Anspruch und führen oft zu unnötigen Diskussionen? 
                In WSPone haben Sie die Möglichkeit die Koordination und Buchung von Poolfahrzeugen einfach und effizient zu verwalten. 

                Direkte Buchung durch Mitarbeiter

                Ihre Fahrer oder Mitarbeiter haben einen eigenen Zugang zu WSPone. Bei einer Anfrage für ein Poolfahrzeug muss dann lediglich der Tag der Abholung und der Rückgabe angegeben werden, schon werden alle verfügbaren Fahrzeuge angezeigt. Im Fuhrparkmanagement von WSPone können also Ihre Mitarbeiter direkt das Fahrzeug buchen – ohne Anruf oder Mail. 

                Jederzeit den Überblick

                Sollten Sie Fahrzeuge an mehreren Standorten haben, können Sie dies ebenfalls über den Abhol- und Rückgabeort steuern. Das Gute: Sie behalten jederzeit den Überblick. Im Menü der Fahrzeugauslastung sehen Sie in der Kalenderansicht immer den aktuellen Buchungsstatus jedes Fahrzeugs. Das Verschieben, Stornieren oder Buchen der Poolfahrzeuge ist auch in dieser Ansicht möglich. Damit können Sie jederzeit die Koordination und Buchung von Poolfahrzeugen steuern. Sie möchten trotzdem weiterhin die volle Kontrolle über die Fahrzeugbuchungen haben? Kein Problem, im Handumdrehen richten wir Ihnen ein, dass die Buchungen immer von einem Fuhrparkmanager bestätigt werden müssen. 

                Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement und die Koordination und Buchung von Poolfahrzeugen in WSPone oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei. 

                Koordination und Buchung von Poolfahrzeugen

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                  Tankkartenverwaltung inkl. Plausibilitätsprüfung

                  Tankkartenverwaltung inkl. Plausibilitätsprüfungen

                  In WSPone können Sie Ihre Tankkartenverwaltung inkl. Plausibilitätsprüfung managen. Die Tankkarten werden dabei entweder einem Fahrzeug oder einem Fahrer zugeordnet. 

                  Schnittstelle der Tankkartenhersteller 

                  Doch wie kommen die Tankkartendaten in WSPone? Zum einem gibt es die Möglichkeit, dass die Fahrer und Fuhrparkmanager die Tankkartenumsätze per Hand in WSPone eintippen. Doch es geht deutlich einfacher. Durch die Schnittstelle zu den Tankkartenherstellern (Aktuell DKV und Routex) ist es möglich, die Tankkartenumsätze automatisch in WSPone zu hinterlegen. Sie müssen nur die Datei, die sie von dem Tankkartenhersteller bekommen, in WSPone hochladen. Anschließend sind die Umsätze den richtigen Tankkarten und Fahrzeugen zugeordnet.  

                  Und noch viel besser: Haben Sie zusätzlich noch die Vereinbarung, dass bei jedem Tanken mit der Tankkarte der aktuelle Kilometerstand angegeben werden muss, ist auch dieser immer aktuell in WSPone hinterlegt. 

                  Plausibilitätsprüfungen 

                  Nachdem die Tankkartendaten und Umsätze in WSPone hinterlegt sind, führt das System automatisch Plausibilitätsprüfungen durch. Ist der angegebene Kilometerstand plausibel? Wurde der richtige Treibstoff getankt? Wurde nicht mehr getankt, als eigentlich in das Auto passt? Sollte es dabei zu Auffälligkeiten kommen, wird der Fuhrparkmanager informiert. Sie sparen sich dadurch nicht nur Zeit und Aufwand, sondern haben auch die automatische Kontrolle über Ihre Tankkarten und Fahrer.

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                  Tankkartenverwaltung inkl. Plausibilitätsprüfung

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                    Dienstwagenverwaltung inkl. KM-Laufleistungsprüfung in WSPone

                    Dienstwagenverwaltung inkl. KM-Laufleistungsprüfung

                    Sie möchten die Dienstwagenverwaltung inkl. KM-Laufleistungsprüfung digitalisieren? Dann sind Sie beim Fuhrparkmanagement von WSPone richtig. In WSPone kann zwischen Dienstwagen, Poolfahrzeug und Mietwagen unterschieden werden.
                      

                    Ein Dienstwagen ist dabei immer einem festen Fahrer zugeordnet. Sobald ein Fahrzeug als Dienstwagen angelegt wird, muss diesem auch ein Fahrer zugewiesen werden. Der Fahrer sieht dieses Fahrzeug anschließend in seinem persönlichen Bereich. Sollte der Dienstagwagen den Fahrer wechseln, wird eine weitere Fahrzeugnutzung erstellt. Somit sieht man immer, welcher Fahrer wann dem Fahrzeug zugeordnet war. 

                    KM-Laufleistungsprüfung 

                    Bei jedem Fahrzeug im Fuhrpark ist es wichtig, die KM-Laufleistung zu überwachen. Die KM-Laufleistung Ihres Leasingfahrzeugs ist schon wieder überschritten und Sie haben es nicht mitbekommen? Das bedeutet Aufwand und Kosten, die Sie eigentlich sparen können. Mit WSPone werden Sie rechtzeitig gewarnt und können dadurch Ihre Kosten verringern. 

                    Dabei müssen Sie die Überprüfung nicht jeden Tag selbst überwachen! Durch die Automatisierung in WSPone werden Sie das erste Mal direkt benachrichtigt, wenn abzusehen ist, dass die vereinbarte Laufleistung überstiegen wird und ein zweites Mal, wenn sie gar schon überstiegen ist.  

                    Dadurch haben Sie alle relevanten Informationen immer im Blick und können fundierte Entscheidungen treffen, um Ihren Fuhrpark effektiver zu managen.  

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                    Dienstwagenverwaltung inkl. KM-Laufleistungsprüfung

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