Kategorie: Fuhrparkmanagement

Die effiziente Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten wie Rechnungen, Leasing- und Versicherungsverträgen ist für ein effektives Fuhrparkmanagement unerlässlich. Durch die Integration von Google Gemini in WSPone wird dieser Prozess nun erheblich verbessert.

Vorteile von Google Gemini

Google Gemini ist eine moderne KI von Google, die besonders gut mit verschiedenen Arten von Daten umgehen kann. Sie hilft dabei, Informationen aus Dokumenten automatisch zu erkennen und zu erfassen. Dadurch müssen weniger Daten manuell eingegeben werden, und Fehler werden reduziert.

Automatisierte Dokumentenverarbeitung

Durch den Einsatz von Google Gemini können Dokumente automatisch erkannt, zugeordnet und relevante Daten extrahiert werden. Dies beschleunigt Prozesse wie die Rechnungsprüfung oder Vertragsverwaltung und sorgt für eine klare Datenübersicht.

Vorteile für das Fuhrparkmanagement

• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
  
  
• Genauigkeit: Die hohe Präzision von Google Gemini minimiert Fehler bei der Datenerfassung und -verarbeitung.
  
  
• Integration: Die nahtlose Einbindung in WSPone FPM ermöglicht eine einheitliche und effiziente Arbeitsweise innerhalb des bestehenden Systems.

Effiziente Nutzung durch gezielte Prompts

Ein zentraler Bestandteil der Arbeit mit Google Gemini ist der Einsatz von sogenannten Prompts – gezielten Eingabeanweisungen, die der KI mitteilen, welche Informationen relevant sind oder wie sie bestimmte Dokumente analysieren soll. In WSPone können diese Prompts individuell angepasst werden, um beispielsweise bestimmte Datenfelder aus Rechnungen oder Verträgen gezielt auszulesen. Dadurch wird die KI noch präziser und effektiver eingesetzt, was zu einer höheren Datenqualität und schnelleren Verarbeitung führt. Darüber hinaus ermöglichen Prompts eine flexible Erweiterung der Anwendungsszenarien – etwa zur Analyse von Fahrzeuginformationen, Laufzeiten oder Versicherungsbedingungen.

Fazit

Die Integration von Google Gemini in WSPone stellt einen bedeutenden Fortschritt in der Dokumentenverarbeitung dar. Fuhrparkmanager profitieren von einer effizienten, fehlerreduzierten und benutzerfreundlichen Lösung, die den Verwaltungsaufwand minimiert und die Datenqualität erhöht. Durch die Automatisierung werden nicht nur Prozesse beschleunigt, sondern auch die Genauigkeit der Datenverarbeitung verbessert. Die präzise Steuerung von Google Gemini durch gezielte Prompts ermöglicht eine noch gezieltere und effektivere Datenextraktion, wodurch die Verarbeitung weiter optimiert wird. Dies führt zu einer optimierten Fuhrparkverwaltung, in der Ressourcen effektiver eingesetzt und strategische Entscheidungen auf einer soliden Datenbasis getroffen werden können. Letztendlich ermöglicht die Integration von Google Gemini in WSPone Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren, während administrative Aufgaben effizient und zuverlässig abgewickelt werden.

Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement in WSPone.

Die Beschaffung neuer Fahrzeuge für den Fuhrpark kann oft komplex und zeitaufwendig sein, insbesondere wenn unterschiedliche Herstellerportale genutzt werden müssen. WSPone bietet nun einen eigenen, herstellerunabhängigen Fahrzeug-Konfigurator, der diesen Prozess erheblich vereinfacht und zentralisiert, an.

Zentrale Abwicklung in WSPone

Mit dem neuen Konfigurator können Fuhrparkmanager den gesamten Bestellprozess innerhalb von WSPone abwickeln. Dies verhindert, dass zwischen verschiedenen Herstellerportalen gewechselt werden muss und ermöglicht eine reibungslose und effiziente Verwaltung aller Fahrzeugbestellungen.

Voreinstellungen durch die Car Policy

Ein weiterer wesentlicher Vorteil des Konfigurators ist die Möglichkeit, über die Car Policy bestimmte Regeln und Einschränkungen für die Fahrzeugkonfiguration vorzudefinieren. Unternehmen können festlegen, welche Fahrzeugmodelle, Motorisierungen oder Ausstattungsvarianten für verschiedene Mitarbeitergruppen zulässig sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Mitarbeitende nur Fahrzeuge konfigurieren können, die den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Dies erleichtert die Einhaltung der Car Policy, verhindert Fehlbestellungen und optimiert die Fuhrparkverwaltung.

Auch die kaufmännische Sicht kann dabei berücksichtigt werden: Es lässt sich definieren, welcher maximale Bestellwert Mitarbeitenden je nach Position oder Funktion im Unternehmen zur Verfügung steht. So wird nicht nur die Einhaltung technischer und organisatorischer Vorgaben sichergestellt, sondern auch die Budgetkontrolle effektiv unterstützt.

Aktuelle und umfassende Datenbasis durch JATO

Der Konfigurator basiert auf den stets aktuellen und umfassenden Daten von JATO, einem führenden Anbieter von Fahrzeugdaten und -analysen. JATO sammelt und standardisiert Daten von über 65 Marken und 460 Modellen im deutschen Markt, um konsistente und aktuelle Fahrzeuginformationen bereitzustellen.

Vorteile der Integration

• Prozessoptimierung: Die zentrale Abwicklung reduziert den administrativen Aufwand und beschleunigt den gesamten Beschaffungsprozess.
• Fehlervermeidung: Durch die Nutzung eines einheitlichen Systems werden Eingabefehler minimiert und die Datenqualität erhöht.
• Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Bedienoberfläche des Konfigurators erleichtert die Fahrzeugauswahl und -bestellung.

Fazit

Die Einführung des eigenen, herstellerunabhängigen Fahrzeug-Konfigurators in WSPone stellt einen wichtigen Fortschritt in der Fahrzeugbeschaffung dar. Durch die zentrale Abwicklung innerhalb eines Systems, unterstützt von den aktuellen und umfassenden JATO-Daten, wird der Fahrzeugbeschaffungsprozess erheblich vereinfacht. Fuhrparkmanager profitieren von einer effizienteren, fehlerreduzierten und benutzerfreundlichen Lösung, die nicht nur Zeit spart, sondern auch die Entscheidungsfindung verbessert.

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Integration der Car Policy: Unternehmen können individuelle Vorgaben zu Modellen, Ausstattungen und Budgets direkt im System abbilden und sicherstellen, dass nur regelkonforme Fahrzeuge konfiguriert werden. Dies erhöht die Transparenz, minimiert Fehlbestellungen und unterstützt sowohl strategische als auch kaufmännische Ziele.

Das Ergebnis ist eine optimierte Fuhrparkstrategie, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Ressourcen effektiver einzusetzen und gleichzeitig die Einhaltung interner Richtlinien sicherzustellen.

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Ein neues Zeitalter im Fuhrparkmanagement

In der dynamischen Welt des Fuhrparkmanagements ist die Integration von Telematik-Diensten der führenden Hersteller der Schlüssel zu einem effizienteren, automatisierten und nachhaltigen Fuhrpark. Mit unserer Fuhrparkmanagement-Lösung in WSPone setzen wir neue Maßstäbe und bieten Ihnen ein digitales Fuhrparkmanagement der nächsten Generation.

Automatisierung auf höchstem Niveau

Die Digitalisierung und Automatisierung manueller Prozesse sind zentrale Bestandteile von WSPone. Mit den integrierten Telematik-Diensten eröffnen sich für Ihr Fuhrparkmanagement unbegrenzte Möglichkeiten. Beispielsweise können Tank- oder Ladevorgänge automatisch übermittelt werden – und das völlig unabhängig von der vorhandenen Ladeinfrastruktur.

Darüber hinaus ermöglichen wir die automatische Übermittlung von Fahrtenbuch-Rohdaten, ganz ohne zusätzliche Hardware. Stellen Sie sich vor: Die Daten Ihrer Fahrzeuge werden nahtlos und präzise in Ihr System einfließen, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist. Welch eine große Erleichterung.

Real-Time Daten und Umweltziele

Mit WSPone haben Sie die Möglichkeit, Echtzeitdaten zu Kraftstoffverbrauch und Fahrten direkt in Ihre Fuhrparkmanagement-Software zu integrieren. Diese Daten helfen Ihnen nicht nur dabei, die Effizienz Ihres Fuhrparks zu steigern, sondern auch Ihre Umweltziele zu erreichen. Durch eine präzise Planung des CO2-Bilanz können Sie einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz leisten.

Effiziente Fahrtenbuchführung

Erfassen Sie Fahrtdaten wie Start- und Zielort, Zeit und Kilometerstand automatisch und erfüllen Sie damit nicht nur steuerliche Anforderungen, sondern analysieren Sie auch die Nutzung Ihrer Fahrzeuge effizient. Dies ermöglicht Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Auslastung Ihres Fuhrparks zu optimieren.

Partnerschaft für Ihren Erfolg

Um Ihnen diese innovativen Telematik-Dienste anbieten zu können, arbeiten wir mit einem führenden Partner zusammen, der uns die erforderlichen Technologien zur Verfügung stellt. Diese Zusammenarbeit ermöglicht es uns, Ihnen die besten Lösungen für Ihr Fuhrparkmanagement zu bieten.

Zukunftssicher und skalierbar

Es ist uns bewusst, dass nicht jedes Fahrzeug in Ihrem aktuellen Fuhrpark diese Funktionen sofort unterstützen kann. Doch jedes neue Fahrzeug wird es können. Daher ist es jetzt an der Zeit, über die Zukunft Ihres Fuhrparks zu sprechen. Lassen Sie uns gemeinsam die nächsten Schritte gehen und die Digitalisierung und Automatisierung Ihres Fuhrparkmanagements vorantreiben. Gemeinsam bringen wir Ihr Fuhrparkmanagement auf das nächste Level.

Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement in WSPone oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei.

Konfigurieren Sie Ihr System nach Ihren Bedürfnissen. Bei WSPone setzen wir auf anpassbare Prozesse und Dashboards, individuelle Berichte und dies nach Ihren Regeln.

Unsere Mission ist es, Ihre Fuhrpark-Herausforderungen zu verstehen und eine Lösung zu liefern, die nicht nur Ihren aktuellen Bedarf erfüllt, sondern auch die Zukunft und Entwicklung Ihres Fuhrparks mitgestaltet.

Prozesse

Profitieren Sie von unserer Geschichte. WSPone ist nicht einfach nur eine Fuhrparkmanagement-Software. WSPone ist eine Plattform für IT- und Non-IT- Geschäftsprozesse. Das heißt, Sie können all Ihre Geschäftsprozesse in WSPone verwalten. Da wir aus der IT-Branche kommen, kennen wir uns mit Veränderungsprozessen bestens aus. So können wir also unsere Fuhrparkmanagement-Lösung jederzeit an Ihre Bedürfnisse und Prozesse anpassen. Damit haben Sie nicht nur den Vorteil der Transparenz, sondern Sie können mitbestimmen, in welcher Form WSPone für Sie arbeitet.

Dashboards

Auch die Dashboards jedes einzelnen Nutzers sind individuell anpassbar. Das Dashboard ist die Startseite Ihres Fuhrparkmanagements in WSPone. Hier sieht jeder Nutzer eine erste Übersicht über Fahrzeuge, Aufgaben, Schäden, Strafzettel oder Prüfergebnisse. Jeder Fahrer sieht nur seine eigenen zugeordneten Daten. Die Fuhrparkmanager oder Regionsleiter hingegen sehen die komplette Übersicht über alle zugewiesenen Bereiche. Sie können Ihr Dashboard dabei einfach per Drop and Drag mit verschiedenen Widgets und Feldern für sich anpassen und gestalten, wie Sie es benötigen.

Kontaktieren Sie uns gerne jetzt und wir zeigen Ihnen in einem kurzen Meeting, wie einfach, schnell und unkompliziert wir WSPone an Ihre Prozesse anpassen können.

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Ein Fahrzeug hat in jedem Unternehmen einen eigenen Lifecycle, den es durchläuft. In WSPone können Sie den kompletten Fahrzeug-Lifecycle abbilden und verlieren damit nie den Überblick, in welchem Status sich Ihr Fahrzeug aktuell befindet.

Der komplette Fahrzeug-Lifecycle lässt sich dabei in der jeweiligen Fahrzeugakte einsehen. Dort sind alle wichtigen Daten und Informationen zu finden und Sie haben jederzeit alles im Blick.

Angeboten

Der erste Status ist „Angeboten“. Sie sind also noch im Beschaffungsprozess Ihres Fahrzeuges und haben ein erstes Angebot erhalten. Der Beschaffungsprozess ist in WSPone dabei extra abgebildet.

Bestellung

Haben Sie das Angebot angenommen und das Fahrzeug bestellt, wechselt der Status in „Bestellung“. Der Bestellprozess liegt jetzt beim Händler.

In Überführung

Der nächste Status ist „In Überführung“. Das heißt, die Bestellung beim Händler ist abgeschlossen und das Fahrzeug ist auf dem Weg zu Ihnen.

Verfügbar

Nachdem Ihr Fahrzeug nun bei Ihnen angekommen ist, ist es verfügbar und kann genutzt werden. Sollte es ein Dienstwagen sein, ist es nur kurz in diesem Status. Poolfahrzeuge können dagegen öfter verfügbar sein.

In Benutzung

Wurde ein Poolfahrzeug gebucht und abgeholt, ist es anschließend in Benutzung. Sollte es nach der Fahrt wieder ordnungsgemäß zurückgebracht werden, ist es dann wieder verfügbar. Dienstwagen sind, wenn sie zugeordnet sind, dagegen dauerhaft im Status „In Benutzung“.

Nicht verfügbar

Sollte Ihr Fahrzeug zum Beispiel ein Unfall haben und kann aktuell nicht verwendet werden, steht es im Status „Nicht verfügbar“. Aber auch wenn das Leasingende erreicht ist und kein neuer Leasingvertrag abgeschlossen wurde, ist das Fahrzeug nicht verfügbar.

Ausgesteuert

Der letzte Status ist „ausgesteuert“. Dies bedeutet, das Fahrzeug befindet sich nicht mehr bei Ihnen im Haus. Es wurde zum Beispiel verkauft oder nach Leasingende wieder zurückgegeben.

Behalten Sie jetzt immer den kompletten Fahrzeug-Lifecycle in WSPone im Blick. Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement in WSPone oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei.

Profitieren Sie von der KI-gestützten Dokumentenverarbeitung im Fuhrparkmanagement von WSPone und sparen Sie Zeit und Aufwand beim Hochladen und Digitalisieren Ihrer Dokumente.

Funktionsweise

Durch den Einsatz der KI ist WSPone in der Lage, eine Vielzahl von Dokumententypen zu erkennen und zu verarbeiten, wie z.B. Rechnungen, Versicherungsdokumente und vieles mehr.

Die Funktionsweise ist beeindruckend: Die KI von WSPone analysiert jedes Dokument, identifiziert relevante Informationen wie Rechnungsbetrag, Versicherungsnummern, Wartungstermine usw., und speichert diese Daten in einem digitalen Format. Dies ermöglicht Ihnen eine schnelle und präzise Verarbeitung der Daten, sowie eine Zeitersparnis und einen geringeren Aufwand.

Vorteile

Die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung bietet Ihnen einige Vorteile für Ihre Prozesse im Fuhrparkmanagement. Unter anderem sind dies:

• Zeitersparnis: Durch den Einsatz der KI können Sie Ihre Dokumente automatisch erfassen und verarbeiten. Dies bedeutet weniger Zeit, die mit langwieriger Dateneingabe verbracht werden muss. Und mehr Zeit, die für Ihre eigentlichen Aufgaben genutzt werden kann.
• Genauigkeit: Menschliche Fehler sind unvermeidbar. Die KI von WSPone bietet Ihnen eine hohe Genauigkeit bei der Erkennung von Informationen aus Dokumenten, was zu einer höheren Datenqualität und zuverlässigeren Ergebnissen führt.

• Effizienz: Durch die Digitalisierung von Dokumenten wird die Datenverwaltung erheblich verbessert. Informationen können leichter gespeichert, durchsucht und analysiert werden. Dies führt zu einer besseren Transparenz und Entscheidungsfindung in Ihrem Fuhrparkmanagement

Machen Sie also Schluss mit dem Papierkram! Und setzen Sie auf WSPone mit der KI-gestützten Dokumentenverarbeitung, um mühelos und schnell Dokumente zu digitalisieren.

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Mit dem TCO-Wert (Total Cost of Ownership) haben Sie in WSPone immer den kompletten Überblick über Ihre Kosten in Ihrem Fuhrpark.

Der TCO-Wert

Der Total Cost of Ownership (TCO) bezeichnet die Gesamtkosten eines Fahrzeugs während dessen Lifecycle. Bei der Betrachtung der TCO zählen nicht nur die Kosten des ursprünglichen Kaufs, sondern auch die Gesamtkosten des Fahrzeugs über den kompletten Nutzungszeitraum hinweg. WSPone berechnet Ihnen dann den TCO-Wert pro Kilometer. Dies zeigt Ihnen mit welcher Effektivität Ihre Fahrzeuge genutzt werden und geben einen gesamten Überblick über Ihren Fuhrpark.

Warum TCO-Ermittlung?

Doch warum sollten Fuhrparkmanager eine TCO-Ermittlung Ihres Fuhrparks überhaupt durchführen? Die Kosten eines Fuhrparks spielen in jedem Unternehmen eine große Rolle. Durch die TCO-Ermittlung können Sie zu teure Fahrzeuge identifizieren und entsprechend aus dem Fuhrpark aussteuern.

Dokumentation der Ausgaben

Wichtig dabei ist, dass die Ausgaben nur festgestellt werden können, wenn diese im Vorfeld ordnungsgemäßdokumentiert wurden. Und da kommt WSPone ins Spiel. In jeder Fahrzeugakte können alle wichtigen Belege sowie Rechnungen, welche bei Reparaturen sowie Wartungen angefallen sind, hinterlegt werden. Dadurch kann dann die TCO-Ermittlung über Ihren kompletten Fuhrpark abgeschlossen werden.

Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement und die TCO-Ermittlung über Ihren kompletten Fuhrpark in WSPone oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei.

In jedem Fuhrpark entstehen Schäden am Auto, egal wie groß der Fuhrpark ist. Effizientes Schadenmanagement für schnelle unkomplizierte Prozesse und eine Senkung der Kosten ist dabei essenziell. Behalten Sie daher mit dem Schadenmanagement von WSPone immer den Überblick über all Ihre Schäden und sorgen Sie für die einfache Abwicklung Ihrer Schäden in Ihrem Fuhrpark.  

Die Schadenaufnahme 

Die Schadenaufnahme kann direkt im Schadenmanagement von WSPone geschehen. Der Fahrer kann dabei direkt auf seinem Handy den Schaden melden. Die wichtigsten Informationen, sowie Schadensbilder müssen hierbei im Tool hinterlegt werden.  
Unser Tipp: Kleben Sie einen QR-Code in die Innenseite Ihrer Tür. Durch das Abscannen des QR-Codes, gelangen Sie direkt zur Schadenmeldung des entsprechenden Fahrzeugs. Nach Anlegen des Schadens bekommt der Fuhrparkmanager automatisch eine Benachrichtigung, dass ein neuer Schaden entstanden ist und kann direkt alle weiteren Schritte einleiten. So haben Sie stets einen direkten und aktuellen Überblick über alle Schäden im Schadenmanagement von WSPone. 

Schadenmeldung an Versicherer 

Im nächsten Schritt muss der Schaden an den Versicherer gemeldet werden. Hierbei profitieren Sie von den Informationen, die Sie in WSPone schon angegeben haben. Wenn alle Daten des Versicherers richtig angegeben sind, können Sie automatisch aus dem Schadenmanagement von WSPone den Schaden an den Versicherer melden. Es wird dabei eine E-Mail aus WSPone heraus generiert. Sollte der Versicherer auf diese E-Mail direkt antworten, erkennt WSPone dies und ordnet die Antwort dem Schadenfall zu und hinterlegt diese direkt in der Akte. Somit haben Sie immer den aktuellen Stand zu dem Schaden auf einen Blick. 

Organisation rund um den Schaden 

Neben der Versicherung gibt es rund um den Schaden weitere Aufgaben, die erledigt werden müssen. So wird hier das Aufgabenmanagement von WSPone mit ins Boot geholt. Aufgaben wie den Reparaturtermin vereinbaren, einen Kostenvoranschlag einholen usw. können erstellt und dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet werden. Dadurch gibt es jederzeit eine klare Übersicht in welchem Status die Aufgaben sind und welcher Schritt als nächstes ansteht. Erinnerungen, Benachrichtigungen und Warnungen sind hierbei natürlich miteingeschlossen. 

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Die Beschaffung von Neufahrzeugen ist in einem Fuhrparkmanagement oft eine große Herausforderung. So müssen nicht nur viele Dokumente angefordert werden, sondern je nach Unternehmen auch einige Genehmigungsprozesse beachtet werden. Im vollintegrierten Beschaffungsprozess von Neufahrzeugen in WSPone vereinen Sie alle Wege und Abläufe in nur einem Prozess.

Der Beschaffungsprozess

Der Beschaffungsprozess sieht mehrere Schritte vor. Nach der Konfiguration durch den Fahrer wird das Angebot vom Fuhrparkmanager erstellt. Anschließend wird erst der Fahrer und dann der Fuhrparkmanager die Freigabe für das Angebot geben. Danach wird die Bestellung abgeschlossen und das Neufahrzeug bestellt. Sobald das Fahrzeug beim Händler angekommen ist, erfolgt die Zulassung. Ist das Fahrzeug dann auch zugelassen, ist der vollintegrierte Beschaffungsprozess von Neufahrzeugen abgeschlossen.

Freigabestrukturen

Jedes Unternehmen hat eigene Strukturen bei der Bestellung von Neufahrzeugen. So müssen vor allem die Freigaben klar definiert und abgestimmt sein. WSPone passt sich hierbei jedem Unternehmen an. So können nicht nur Fahrer oder Fuhrparkmanager als Rollen angelegt werden, sondern auch Vorgesetzte. Im Beschaffungsprozess des Neufahrzeugs ist dann ein exakter Freigabeweg hinterlegt und jeder Fahrer, Vorgesetzte oder Fuhrparkmanager muss seine Aufgabe abschließen bevor der Prozess weitergehen kann. Vorgegebene Freigabetexte können dabei in gewissen Feldern hinterlegt werden, um den Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Aufgaben im Beschaffungsprozess

Jeder Beschaffungsprozess enthält eigene Aufgaben. Zum Beispiel die Konfiguration eines Fahrzeugs, die Angebotseinholung, oder die Zulassung. Für jeden Schritt wird dabei in WSPone eine Aufgabe erstellt und zugeteilt. Erst wenn die eine Aufgabe erledigt ist, wird der Prozess weitergehen. Um möglichen Fehlern vorzubeugen, gibt es auch in jedem Prozess Pflichtfelder und/oder Pflichtanhänge, ohne die eine Aufgabe nicht abgeschlossen werden kann.

Erfahren Sie hier mehr über den vollintegrierten Beschaffungsprozess in WSPone und das optimale Fuhrparkmanagement oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei.

Durch das Aufgabenmanagement von WSPone im Fuhrparkmanagement verwalten Sie alle anfallenden Aufgaben. Sie behalten immer den Überblick über alle offenen Aufgaben und können bei geschlossenen Aufgaben den Ablauf nachvollziehen. Unterschieden wird zwischen den automatischen und manuellen Aufgaben. Die Aufgaben können dabei immer unterschiedlichen Personen zugeordnet werden.

Fristen

Hinter jeder Aufgabe können Fristen hinterlegt werden. So erinnert das System sowohl denjenigen, dem die Aufgabe zugeteilt wurde, als auch den Fuhrparkmanager bei Ablauf der Frist, dass noch offene Aufgaben im System sind. So sparen Sie sich das ständige Nachschauen, ob die Aufgaben erledigt wurden.

Die Aufgabenakte

Jede Aufgabe hat in WSPone eine eigene Aufgabenakte. In dieser Aufgabenakte kann jederzeit der aktuelle Status eingesehen werden. Die Aufgaben sind ebenfalls unterschiedlichen Kategorien zugeordnet. Wie in jeder anderen Akte in WSPone können auch in den Aufgaben Anhänge, wie z.B. Leasingangebote oder Kostenvoranschschläge hochgeladen werden. Im Activity Stream kann innerhalb der Aufgabe kommuniziert werden, oder es können automatisch Mails aus dem System herausgeschickt werden. Die Aufgabenakte dient also der kompletten Übersicht im Aufgabenmanagement von WSPone mit allen wichtigen Informationen und Daten.

Manuelle Aufgaben

Das Anlegen von Aufgaben kann der Fuhrparkmanager in WSPone manuell erledigen. Dazu muss immer als erstes eine Zuordnung stattfinden, wer die Aufgabe erledigen soll. Des Weiteren muss die jeweilige Kategorie angegeben und die Aufgabe beschrieben werden. Für manche Aufgaben, die immer wieder anfallen können, oder für bekannte Aufgaben, stehen Vorlagen zur Verfügung.

Automatische Aufgaben

Automatische Aufgaben sind vor allem wiederkehrende Aufgaben. Somit müssen Sie nicht jede Aufgabe eigenhändig anlegen, WSPone übernimmt diesen Prozess für Sie.

Zum Beispiel wird die Aufgabe zur Fahrzeugrückgabe bei Leasingfahrzeugen einen Monat vor Ablauf des Leasingvertrages erstellt. Schon 12 Monate vor Ablauf des Leasingvertrages wird eine Aufgabe zur Neubestellung eines Fahrzeuges erstellt. Auch bei jährlichen Fahrzeugprüfungen, dem Service oder beim TÜV wird jeweils einen Monat vor der Frist eine Aufgabe zur Terminvereinbarung generiert. Und auch der Reifenwechsel ist eine automatische Aufgabe. So prüft das System, ob im Oktober noch die Sommerreifen (oder im März die Winterreifen) im System eingetragen sind.

Aufgabe abschließen

Wird eine Aufgabe abgeschlossen, so müssen gegebenenfalls vorgegebene Felder angegeben werden, wie z.B. der Kilometerstand. Nach erfolgreichem Abschluss wird der Fuhrparkmanager per Mail automatisch benachrichtigt, dass die Aufgabe nun abgeschlossen ist.

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