Kategorie: Fuhrparkmanagement

Die Beschaffung von Neufahrzeugen ist in einem Fuhrparkmanagement oft eine große Herausforderung. So müssen nicht nur viele Dokumente angefordert werden, sondern je nach Unternehmen auch einige Genehmigungsprozesse beachtet werden. Im vollintegrierten Beschaffungsprozess von Neufahrzeugen in WSPone vereinen Sie alle Wege und Abläufe in nur einem Prozess.

Der Beschaffungsprozess

Der Beschaffungsprozess sieht mehrere Schritte vor. Nach der Konfiguration durch den Fahrer wird das Angebot vom Fuhrparkmanager erstellt. Anschließend wird erst der Fahrer und dann der Fuhrparkmanager die Freigabe für das Angebot geben. Danach wird die Bestellung abgeschlossen und das Neufahrzeug bestellt. Sobald das Fahrzeug beim Händler angekommen ist, erfolgt die Zulassung. Ist das Fahrzeug dann auch zugelassen, ist der vollintegrierte Beschaffungsprozess von Neufahrzeugen abgeschlossen.

Freigabestrukturen

Jedes Unternehmen hat eigene Strukturen bei der Bestellung von Neufahrzeugen. So müssen vor allem die Freigaben klar definiert und abgestimmt sein. WSPone passt sich hierbei jedem Unternehmen an. So können nicht nur Fahrer oder Fuhrparkmanager als Rollen angelegt werden, sondern auch Vorgesetzte. Im Beschaffungsprozess des Neufahrzeugs ist dann ein exakter Freigabeweg hinterlegt und jeder Fahrer, Vorgesetzte oder Fuhrparkmanager muss seine Aufgabe abschließen bevor der Prozess weitergehen kann. Vorgegebene Freigabetexte können dabei in gewissen Feldern hinterlegt werden, um den Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Aufgaben im Beschaffungsprozess

Jeder Beschaffungsprozess enthält eigene Aufgaben. Zum Beispiel die Konfiguration eines Fahrzeugs, die Angebotseinholung, oder die Zulassung. Für jeden Schritt wird dabei in WSPone eine Aufgabe erstellt und zugeteilt. Erst wenn die eine Aufgabe erledigt ist, wird der Prozess weitergehen. Um möglichen Fehlern vorzubeugen, gibt es auch in jedem Prozess Pflichtfelder und/oder Pflichtanhänge, ohne die eine Aufgabe nicht abgeschlossen werden kann.

Erfahren Sie hier mehr über den vollintegrierten Beschaffungsprozess in WSPone und das optimale Fuhrparkmanagement oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei.

Durch das Aufgabenmanagement von WSPone im Fuhrparkmanagement verwalten Sie alle anfallenden Aufgaben. Sie behalten immer den Überblick über alle offenen Aufgaben und können bei geschlossenen Aufgaben den Ablauf nachvollziehen. Unterschieden wird zwischen den automatischen und manuellen Aufgaben. Die Aufgaben können dabei immer unterschiedlichen Personen zugeordnet werden.

Fristen

Hinter jeder Aufgabe können Fristen hinterlegt werden. So erinnert das System sowohl denjenigen, dem die Aufgabe zugeteilt wurde, als auch den Fuhrparkmanager bei Ablauf der Frist, dass noch offene Aufgaben im System sind. So sparen Sie sich das ständige Nachschauen, ob die Aufgaben erledigt wurden.

Die Aufgabenakte

Jede Aufgabe hat in WSPone eine eigene Aufgabenakte. In dieser Aufgabenakte kann jederzeit der aktuelle Status eingesehen werden. Die Aufgaben sind ebenfalls unterschiedlichen Kategorien zugeordnet. Wie in jeder anderen Akte in WSPone können auch in den Aufgaben Anhänge, wie z.B. Leasingangebote oder Kostenvoranschschläge hochgeladen werden. Im Activity Stream kann innerhalb der Aufgabe kommuniziert werden, oder es können automatisch Mails aus dem System herausgeschickt werden. Die Aufgabenakte dient also der kompletten Übersicht im Aufgabenmanagement von WSPone mit allen wichtigen Informationen und Daten.

Manuelle Aufgaben

Das Anlegen von Aufgaben kann der Fuhrparkmanager in WSPone manuell erledigen. Dazu muss immer als erstes eine Zuordnung stattfinden, wer die Aufgabe erledigen soll. Des Weiteren muss die jeweilige Kategorie angegeben und die Aufgabe beschrieben werden. Für manche Aufgaben, die immer wieder anfallen können, oder für bekannte Aufgaben, stehen Vorlagen zur Verfügung.

Automatische Aufgaben

Automatische Aufgaben sind vor allem wiederkehrende Aufgaben. Somit müssen Sie nicht jede Aufgabe eigenhändig anlegen, WSPone übernimmt diesen Prozess für Sie.

Zum Beispiel wird die Aufgabe zur Fahrzeugrückgabe bei Leasingfahrzeugen einen Monat vor Ablauf des Leasingvertrages erstellt. Schon 12 Monate vor Ablauf des Leasingvertrages wird eine Aufgabe zur Neubestellung eines Fahrzeuges erstellt. Auch bei jährlichen Fahrzeugprüfungen, dem Service oder beim TÜV wird jeweils einen Monat vor der Frist eine Aufgabe zur Terminvereinbarung generiert. Und auch der Reifenwechsel ist eine automatische Aufgabe. So prüft das System, ob im Oktober noch die Sommerreifen (oder im März die Winterreifen) im System eingetragen sind.

Aufgabe abschließen

Wird eine Aufgabe abgeschlossen, so müssen gegebenenfalls vorgegebene Felder angegeben werden, wie z.B. der Kilometerstand. Nach erfolgreichem Abschluss wird der Fuhrparkmanager per Mail automatisch benachrichtigt, dass die Aufgabe nun abgeschlossen ist.

Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement und das Aufgabenmanagement in WSPone oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei.

In Ihrem Unternehmen befinden sich viele Fahrzeuge, die von Mitarbeitern gebucht werden können und es wird immer schwieriger den Überblick zu behalten? Poolfahrzeugbuchungen nehmen viel Zeit in Anspruch und führen oft zu unnötigen Diskussionen? 
In WSPone haben Sie die Möglichkeit die Koordination und Buchung von Poolfahrzeugen einfach und effizient zu verwalten. 

Direkte Buchung durch Mitarbeiter

Ihre Fahrer oder Mitarbeiter haben einen eigenen Zugang zu WSPone. Bei einer Anfrage für ein Poolfahrzeug muss dann lediglich der Tag der Abholung und der Rückgabe angegeben werden, schon werden alle verfügbaren Fahrzeuge angezeigt. Im Fuhrparkmanagement von WSPone können also Ihre Mitarbeiter direkt das Fahrzeug buchen – ohne Anruf oder Mail. 

Jederzeit den Überblick

Sollten Sie Fahrzeuge an mehreren Standorten haben, können Sie dies ebenfalls über den Abhol- und Rückgabeort steuern. Das Gute: Sie behalten jederzeit den Überblick. Im Menü der Fahrzeugauslastung sehen Sie in der Kalenderansicht immer den aktuellen Buchungsstatus jedes Fahrzeugs. Das Verschieben, Stornieren oder Buchen der Poolfahrzeuge ist auch in dieser Ansicht möglich. Damit können Sie jederzeit die Koordination und Buchung von Poolfahrzeugen steuern. Sie möchten trotzdem weiterhin die volle Kontrolle über die Fahrzeugbuchungen haben? Kein Problem, im Handumdrehen richten wir Ihnen ein, dass die Buchungen immer von einem Fuhrparkmanager bestätigt werden müssen. 

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In WSPone können Sie Ihre Tankkartenverwaltung inkl. Plausibilitätsprüfung managen. Die Tankkarten werden dabei entweder einem Fahrzeug oder einem Fahrer zugeordnet. 

Schnittstelle der Tankkartenhersteller 

Doch wie kommen die Tankkartendaten in WSPone? Zum einem gibt es die Möglichkeit, dass die Fahrer und Fuhrparkmanager die Tankkartenumsätze per Hand in WSPone eintippen. Doch es geht deutlich einfacher. Durch die Schnittstelle zu den Tankkartenherstellern (Aktuell DKV und Routex) ist es möglich, die Tankkartenumsätze automatisch in WSPone zu hinterlegen. Sie müssen nur die Datei, die sie von dem Tankkartenhersteller bekommen, in WSPone hochladen. Anschließend sind die Umsätze den richtigen Tankkarten und Fahrzeugen zugeordnet.  

Und noch viel besser: Haben Sie zusätzlich noch die Vereinbarung, dass bei jedem Tanken mit der Tankkarte der aktuelle Kilometerstand angegeben werden muss, ist auch dieser immer aktuell in WSPone hinterlegt. 

Plausibilitätsprüfungen 

Nachdem die Tankkartendaten und Umsätze in WSPone hinterlegt sind, führt das System automatisch Plausibilitätsprüfungen durch. Ist der angegebene Kilometerstand plausibel? Wurde der richtige Treibstoff getankt? Wurde nicht mehr getankt, als eigentlich in das Auto passt? Sollte es dabei zu Auffälligkeiten kommen, wird der Fuhrparkmanager informiert. Sie sparen sich dadurch nicht nur Zeit und Aufwand, sondern haben auch die automatische Kontrolle über Ihre Tankkarten und Fahrer.

Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement und die Tankkartenverwaltung inkl. Plausibilitätsprüfung in WSPone oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei. 

Sie möchten die Dienstwagenverwaltung inkl. KM-Laufleistungsprüfung digitalisieren? Dann sind Sie beim Fuhrparkmanagement von WSPone richtig. In WSPone kann zwischen Dienstwagen, Poolfahrzeug und Mietwagen unterschieden werden.
  
Ein Dienstwagen ist dabei immer einem festen Fahrer zugeordnet. Sobald ein Fahrzeug als Dienstwagen angelegt wird, muss diesem auch ein Fahrer zugewiesen werden. Der Fahrer sieht dieses Fahrzeug anschließend in seinem persönlichen Bereich. Sollte der Dienstagwagen den Fahrer wechseln, wird eine weitere Fahrzeugnutzung erstellt. Somit sieht man immer, welcher Fahrer wann dem Fahrzeug zugeordnet war. 

KM-Laufleistungsprüfung 

Bei jedem Fahrzeug im Fuhrpark ist es wichtig, die KM-Laufleistung zu überwachen. Die KM-Laufleistung Ihres Leasingfahrzeugs ist schon wieder überschritten und Sie haben es nicht mitbekommen? Das bedeutet Aufwand und Kosten, die Sie eigentlich sparen können. Mit WSPone werden Sie rechtzeitig gewarnt und können dadurch Ihre Kosten verringern. 

Dabei müssen Sie die Überprüfung nicht jeden Tag selbst überwachen! Durch die Automatisierung in WSPone werden Sie das erste Mal direkt benachrichtigt, wenn abzusehen ist, dass die vereinbarte Laufleistung überstiegen wird und ein zweites Mal, wenn sie gar schon überstiegen ist.  

Dadurch haben Sie alle relevanten Informationen immer im Blick und können fundierte Entscheidungen treffen, um Ihren Fuhrpark effektiver zu managen.  

Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagement und die Dienstwagenverwaltung inkl. KM-Laufleistungsprüfung in WSPone oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei. 

Bei WSPone legen wir großen Wert auf effizientes Fuhrparkmanagement. Unser optimales Fuhrparkmanagement mit unterschiedlichen Benutzerrollen in WSPone bietet nicht nur eine strukturierte Verwaltung, sondern gewährleistet auch höchste Datensicherheit. 

Im Fuhrparkmanagement von WSPone unterscheiden wir drei Rollen. Somit können nicht nur verschiedene Berechtigungen für Rollen angelegt werden, sondern es kann auch definiert werden, wer was sehen darf. 

Fuhrparkleiter mit kompletter Kontrolle 

Der Fuhrparkleiter behält den Gesamtüberblick über alle Fuhrparkthemen. Mit uneingeschränkten Rechten ist er für den gesamten Fuhrpark zuständig und überwacht die Gesamtoptimierung des Fuhrparkmanagements. 

Regionsleiter mit lokaler Verantwortung 

Regionsleiter verwalten Fahrzeuge und Fahrer in ihren Regionen. Sie optimieren die Abläufe und reagieren auf die entsprechenden lokalen Anforderungen. 

Fahrer mit Eigenverantwortung 

Fahrer haben Zugriff auf ihre Fahrzeuge und Daten. Sie erledigen Aufgaben, wie z.B. das Eintragen von Kilometerständen oder Termine zum Reifenwechsel.  

Datenschutz als höchste Priorität 

Die klare Definition der Benutzerrollen in WSPone schützt ihre Datensicherheit und gewährleistet, dass niemand Daten sieht, die er nicht sehen darf. 

WSPone bietet also nicht nur eine Fuhrparkmanagementlösung, sondern eine Plattform für Ihre individuellen Prozesse und Anforderungen. Entdecken Sie gemeinsam mit uns die innovative Fuhrparkmanagementlösung und digitalisieren Sie Ihren Fuhrpark.

Erfahren Sie hier mehr über das optimale Fuhrparkmanagment mit unterschiedlichen Benutzerrollen in WSPone oder schauen Sie direkt in unserer Demo-Version vorbei.